Положение о дебиторской задолженности — регламент работы 2019 год

На данной странице представлена структура регламента определяющего мероприятия выполняемые различными должностными лицами компании, в рамках единого процесса контроля и взыскания дебиторской задолженности.
Указанный документ является элементом системы управления дебиторской задолженность предприятия.

___________________________________________________________________________
(наименование организации, предприятия, учреждения)

___________________________________________________________________________
(руководитель предприятия, организации, учреждения)

Регламент контроля дебиторской задолженности (далее ДЗ) и взыскания просроченной ДЗ (далее ПДЗ)

Настоящий Регламент предназначен для:

  • Системного предупреждения возникновения просроченной дебиторской задолженности (далее – ПДЗ), предотвращения возникновения невозвратной и хронической дебиторской задолженности.
  • Сокращения среднего времени просрочек и уменьшения среднего объема ПДЗ.
  • Удержания размеров ПДЗ в пределах планово-нормативных значений.

2.1 Настоящий Регламент применяется ко всем клиентам, работающим с отсрочкой платежей и ко всем случаям возникновения ДЗ и ПДЗ, независимо от категорий клиентов, кроме случаев по которым существует письменное распоряжение руководства о полном или частичном исключении их из области применения настоящего Регламента.

2.2 Регламент вступает в силу с момента возникновения у клиента ДЗ перед организацией (тоесть, с момента получения им первой партии товара по отсрочке).

По признаку расчетно-платежной дисциплины, при погашении ДЗ, всем клиентам организации присваиваются 4 основные категории или статуса:

3.1 Надежные плательщики – клиенты которые имея отсрочку платежа в течение годичного периода ни разу не допустили просрочки возврата ДЗ, либо, допустили не более 2-х просрочек продолжительностью до 1 недели, с предварительным предупреждением о просрочке и согласованием условий реструктуризации долга.

3.2 Клиенты с неопределенной надежностью – клиенты, по которым отсутствует статистика взаимодействия по ДЗ в течение предшествующего годичного периода, либо клиенты, статистика платежей по которым нестабильна. То есть присутствует до 50% случаев — просрочка на промежутки времени (от 1-й, до 2х недель), с предупреждениями и без них, при этом всегда присутствует согласие на реструктуризацию долга.

3.3 Клиенты угрожаемые просрочке – клиенты, допускавшие в течение годичного периода:

  • разовые просрочки на периоды более 1-го месяца;
  • более 1 (одной) просрочки в месяц на периоды более 2х недель, преимущественно без предупреждений;
  • просрочку до 1 месяца более чем в 50% случаев;
  • уклонение от контактов и возражение против предложенных им условий реструктуризации задолженности.

3.4 Клиенты неплательщики – клиенты:

  • имевшие в истории взаимодействия за прошедший годичный период более 1 (одной) в месяц просрочки оплаты ДЗ на период более 2х недель, без предупреждений, протестовавшие против предложенных условий реструктуризации долга и допускавшие уклонение от контактов;
  • с которыми ранее уже происходили судебные разбирательства;
  • в чей адрес уже направлены претензионные письма.

4.1 Исходные категории (статусы) присваиваются клиентам в начале календарного года, исходя из истории взаимодействия с ними и статистики своевременно/несвоевременно погашенных долгов перед предприятием с учетом критериев, приведенных в п.3.

4.2 Присвоение категорий клиентов выполняется совместно Руководителем Отдела Продаж (РОП) и Руководителем Службы Финансового Контроля (РСФК), затем, утверждается Коммерческим Директором (КД) предприятия.

4.3 В зависимости от присвоенного клиенту статуса (категории), ему автоматически устанавливаются следующие условия поставки/оплаты товаров, предоставляемых организацией:

4.4 С течением времени, в зависимости от статистики платежей и просрочек, категория клиента может изменяться, как в сторону повышения, так и в сторону понижения, а вместе с ней будут изменяться и установленные данному клиенту условия поставки.

4.5 Контроль статистики платежей и изменений кредитной истории клиентов выполняется совместно Руководителем Отдела Продаж (РОП) и Руководителем Службы Финансового Контроля (РСФК).

4.6 Пересмотр (подтверждение или изменение) статусов (категорий) клиентов осуществляются по итогам 3-х месяцев взаимодействия, также Руководителем Отдела Продаж (РОП) и Руководителем Службы Финансового Контроля (РСФК).

5.1 Основными рабочими документами по контролю динамики ДЗ/ПДЗ являются: отчет 1С по дебиторской задолженности контрагентов, маршрутный лист и история платежей.

5.2 В отношении новых клиентов (клиентов, по которым отсутствует статистика, потому что работа с ними ранее не велась), для адекватного представления об их платежеспособности, Торговыми Представителями (ТП) должны быть, как минимум, собраны сведения о личных данных владельца, руководителя и ЛПР, о чем делается отметка в карточке клиента.

5.3 Так же, в обязательном порядке, от ТП требуется внесение в карточку состояния торговой точки, наличия товаров, местоположение, представленности брендов, уровня цен и товарных запасов (для определения безопасного лимита отгрузки).

5.4 Для выбора условий и заключения Договора, Торговому Представителю обязателен следующий пакет документов:

  1. Заверенная копия Свидетельства о государственной регистрации юридического лица.
  2. Заверенная копия Свидетельство о постановке на учет юр. лица в налоговом органе.
  3. Заверенная копия Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.
  4. Выписка из ЕГРЮЛ сроком не позднее 30дней.
  5. Заверенная копия устава (сведения о размере уставного капитала, местонахождении предприятия или ЧП, компетенции и сроках назначения директора).
  6. Заверенная копия протокола или решения о назначении руководителя предприятия.
  7. Письмо с просьбой о заключении договора отсрочки.
  8. Реквизиты предприятия и личная контактная информация о первых лицах предприятия (Директор, Гл. бухгалтер, товаровед, специалист по закупкам), с указанием рабочих, домашних и личных мобильных телефонов.

В случае отсутствия хотя бы одного из перечисленных выше пунктов, решение о заключении Договора принимается лично Генеральным директором.

5.5 В отношении клиентов ранее допускавших просрочки погашения ДЗ, работниками Отдела Продаж (ОП) применяется заблаговременное предупреждение о наступлении сроков платежа, однако, в зависимости от присвоенной клиенту категории (см. П 4 настоящего Регламента), интенсивность напоминания должна быть различной.

5.6 Звонки с предупреждением выполняются ТП в плановом порядке, каждую пятницу, в отношении клиентов, у кого на следующей неделе наступает срок платежа в соответствии с Договором.

6.1 Выполняет торговый представитель.

6.1.1 Общение с клиентом в процессе визита предшествующего дате наступления платежа: В ходе визита, предшествующего оплате, ТП, после выполнения основных целей визита, напоминает лицу принимающему решение (далее ЛПР) Клиента о сроке предстоящего платежа, указывая дату, номер, сумму оплачиваемой накладной, форму оплаты. Затем, сверяется на основе п. 5.1 с данными Клиента.

6.1.2. ТП анализирует поведение Клиента по отношению к долгу.

Уточняет время и дату контакт (на основе маршрутного листа). Благодарит Клиента за понимание того, что своевременная оплата важный элемент рабочих взаимоотношений, прощается с Клиентом.

В маршрутном листе делает пометку о необходимости заранее напомнить Клиенту о платеже. При необходимости запрашивает содействие супервайзера (далее СВ) в достижении цели.

6.1.3 .Общение в день платежа:

  1. После приветствия и установления позитивного контакта к ЛПР, указывает, как одну из целей взаимодействия, оплату по текущей накладной (указывая дату, номер, сумму).
  2. Вариант ситуаций:

Клиент оплачивает поставку

Фиксирует приём — передачу денежных средств. Благодарит Клиента за своевременное выполнение обязательств (в ситуации безналичного расчета, уточняет дату, номер, сумму платёжного поручения). Переходит к следующей цели визита.

  • дату, номер, сумму накладной о которой идёт речь;
  • причину задержки платежа;
  • срок, когда Клиент планирует решить указанную проблему.

2. Анализирует поведение Клиента по отношению к долгу.

Согласует время и дату контакт (не более пяти дней с текущего момента, срок более 5 дней согласуется с непосредственным руководителем), сумму и номер накладной. Выражает надежду, что договорённости будут выполнены в срок. Производит в маршрутном листе соответствующую пометку, переходит к следующему этапу визита.

Устанавливает время и дату контакт, сумму и номер накладной (не более трёх дней с текущего момента, срок более трёх дней согласуется с непосредственным руководителем).

  • просит более длительный срок, торговый представитель договаривается о частичной оплате суммы накладной начиная с текущего дня;
  • отказывается платить, повторно уточняет причину нарушения условий договора, если Клиент не меняет позиции по отношению к долгу, Т.П. ставит в известность непосредственного руководителя и дальше действует по его указаниям.

(Рабочие документы: отчет 1С по задолженности контрагентов, план работы на неделю, чек лист, маршрутные листы т.п.)

  1. Лично контролирует просрочки платежа более 5 дней с момента даты платежа по договору, в случае просрочки более 10-ти дней, подает НОП докладную записку с отчетом о проделанной работе и просьбой о дальнейшем взыскании с неплательщика.
  2. В конце рабочей недели анализирует ситуацию с просроченной дебиторской задолженностью подчинённых, планирует (с включением в оперативный план) мероприятия по ликвидации просрочки платежа в форме:
  • индивидуальной или групповой работы с торговым представителем в офисе. Включая направление торгового представителя в тренинговую группу по теме: «Переговоры с клиентом должником»;
  • индивидуальной работы с торговым представителем на территории;
  • телефонного звонка или личного визита к Клиенту должнику;
  • согласованного взаимодействия с сотрудником СФК.
Это интересно:  Возврат долгов физических лиц и сайт информации о неплательщике 2019 год

6.3 Выполняет начальник отдела продаж

(Рабочие документы: отчет 1С по дебиторской задолженности контрагентов, недельные планы супервайзеров, планы работы на неделю, оперативный план на месяц.)

1. Лично контролирует и принимает участие в процессе взыскания просрочки платежа, продолжительностью более 10 дней с момента даты платежа по договору.

2. Проверяет недельное планирование работы супервайзеров отдела продаж (далее ОП), на предмет наличия в плане мероприятий по сокращению ДЗ и работе с Клиентами должниками.

2.1. Контролирует в ежедневных отчетах (чек лист) действия ТП и СВ в ситуации просрочки платежа, включая наличие тренинг целей.

3. По результатам контроля работы отдела НОП с 10 по 15 день принимает решение о:

  • предоставлении СВ дополнительного срока на взыскание ПДЗ;
  • включение задачи по конкретной ситуации ПП в план сотрудника СФК;
  • реструктуризации задолженности (частичный возврат товара, компенсация иным товаром дополнительная отсрочка с оплатой пени);
  • изменение статуса надёжности клиента и последующим изменением коммерческих условий в программе 1С;
  • безоговорочном взыскании денежных средств. В этом случае оформляется докладная записка непосредственному руководителю с отчетом о проведённых мероприятиях по возврату ПДЗ.

4. Планирует и отражает в оперативном плане мероприятия по сокращению процента просрочки платежей в ОП.

5. Определяет, на основе анализа работы за период, плановый процент просрочки платежа на месяц и согласует его Директором.

(Рабочие документы: отчет 1С по дебиторской задолженности контрагентов, маршрутные листы супервайзеров, оперативный план на месяц начальника отдела продаж (НОП), личный оперативный план.)

1. Лично контролирует процесс возврата просрочки платежа более 15 каленых дней с момента наступления даты платежа по договору.

1.1 В течении 10 календарных дней с момента наступления сроков по п1. принимает решение о:

  • предоставление НОП дополнительного срока на взыскание ПДЗ;
  • включение задачи по конкретной ситуации ПП в план сотрудника СФК;
  • реструктуризации задолженности (частичный возврат товара, компенсация иным товаром дополнительная отсрочка с оплатой пени);
  • изменение статуса надёжности клиента и последующим изменением коммерческих условий в программе 1С;
  • безоговорочном взыскании денежных средств;
  • переносе ПДЗ в базу безвозвратной ДЗ.

2. Контролирует наличие в оперативном плане НОП мероприятий по сокращению дебиторской задолженности (ДЗ) и работе с Клиентом должником.

3. Утверждает допустимый плановый процент просрочки платежа на следующий месяц ОП.

  • На основании запроса ОП, СФК или указаний директора ООО:
  • оформляет претензии контрагентам должникам;
  • организует работу по взысканию ПДЗ в соответствии с действующим законодательством РФ и требованиями внутренних стандартов компании;
  • ведёт учет работы с ПДЗ в сетевом графике.

7. Цена просрочки и условия реструктуризации задолженности

7.1 По решению руководства ООО, до официального направления претензии в суд, допустима просрочка не более 3-х календарных недель (или 15 банковских дней) со дня наступления просрочки. Другими словами, по истечению 4-х календарных недель или 20-ти банковских дней, просрочка должна быть погашена, принята программа реструктуризации долга, либо клиент должен быть передан в ЮО и СФК для обеспечения претензионного порядка взыскания ПДЗ.

7.2 Данный период времени является ресурсом для работы торговых представителей, супервайзеров и руководителя отдела продаж по досудебному решению вопроса в интересах обеих сторон и согласованию реструктуризации просроченной задолженности.

7.3 Просрочка погашения ДЗ фактически является товарным кредитованием клиента неплательщика, следовательно, при изменении сроков погашения ДЗ со стороны клиента, справедливо будет и изменение условий оплаты суммы просрочки.

7.4 В случае согласия клиента на реструктуризацию просроченной задолженности, с клиентом заключается дополнительное соглашение к действующему Договору, согласно которому, действует следующая таблица:

Любая предпринимательская деятельность связана с заключением контрактов, поставкой товаров, оказанием услуг и внесением оплаты за них. Время от времени каждому бизнесмену приходится сталкиваться с нарушением бизнес-партнёрами регламента платежей. Независимо от того, произошёл ли сбой в оплате по вине контрагента или по причине неких форс-мажорных обстоятельств, у компании поставщика образуется просроченная дебиторская задолженность. Несмотря на то, что действующее законодательство не устанавливает никаких рамок относительно размера дебиторской задолженности, каждая компания предпринимает действия по работе с ней.

Висящие мёртвым грузом безнадёжные долги подлежат списанию, а те, что реально вернуть – взысканию. Ведь зависание средств в дебиторских долгах приводит к проблемам с оборотными средствами, и, в итоге – к возникновению финансовых проблем предприятия. Чтобы избежать подобных неприятностей, компания должна иметь эффективный регламент по работе с дебиторской задолженностью.

Под бухгалтерским термином «дебиторская задолженность» подразумеваются все долги, возникшие вследствие неплатежей клиентов за поставленный товар или услуги. Должниками, или говоря языком бухгалтеров, — дебиторами, — могут являться как частные граждане, так и различные субъекты бизнес-структур: организации и частные предприятия. При этом дебиторская задолженность в бухгалтерском учёте относится к активу предприятия. Актив – это совокупность всей собственности данной организации.

То есть, вся задолженность, образовавшаяся перед организацией со стороны клиентов и партнёров по бизнесу, формально относится к её имуществу. При этом подразумевается, что через некоторое время «дебиторка» из чисто виртуального имущества преобразуется в совершенно конкретные денежные средства. Однако, так бывает далеко не всегда. В соответствии со статьёй №266 налогового законодательства, вся дебиторская задолженность подразделяется на две категории:

  • Текущая. Является нормальной формой деловых взаимоотношений, когда оплата задерживается в допустимых взаимным соглашением рамках. Например, согласно контракту, клиент должен произвести расчет за поставленную продукцию в срок одного месяца. В течение этого времени дебиторская задолженность будет считаться текущей.
  • Сомнительная. К такой категории относятся просроченные долги – контрагент задерживает оплату сверх оговорённого в контракте срока. Подобная задолженность может возвращаться в добровольном порядке, если у должника возникли лишь временные затруднения с оборотными средствами. Либо через судебный арбитраж, если контрагент уклоняется от произведения выплат по договору.
  • Безнадёжная. К этому разряду относят задолженность, востребовать которую невозможно даже при посредстве судебного иска. Это происходит, когда упущено время, отведённое законодательством для взыскания просрочки (3 года). Также безнадёжными автоматически признаются долги, оставшиеся за организацией после её ликвидации или окончания процесса банкротства.

Текущая задолженность не представляет для фирмы какой-либо проблемы. А вот для уменьшения размера невыплаченных долгов, относящихся к категориям сомнительных и безнадёжных, понадобиться произвести ряд действий. Прежде всего, руководством предприятия создаётся регламент по работе с дебиторской задолженностью. Он представляет собой документ, определяющий стратегию работы с просроченными дебиторскими долгами. Регламент необходим в следующих ситуациях:

  • Если у компании имеется большое количество различных должников-дебиторов. Данный вопрос актуален для предприятий банковского сектора, управляющих коммунальных организаций, а также для компаний, которые оказывают свои услуги на основе пост оплаты.
  • У крупной компании или корпорации имеется большое количество филиалов, отделений и подразделений. При этом каждое такое отделение имеет своих дебиторов. В подобной ситуации у фирмы должен иметься единый для всех филиалов регламент по работе с дебиторской задолженностью.

Таким образом, главным предназначением регламента является упорядочивание работы с дебиторами, и составление единых норм по учёту и управлению имеющейся задолженностью.

Законодательные нормативы не предусматривают специальную форму документального оформления процедуры по взысканию дебиторской задолженности. Но, согласно устоявшимся неофициальным стандартам, в регламенте следует предусмотреть и отобразить действия специалистов, ответственных за работу с контрагентами, на различных этапах процесса истребования «дебиторки». В этом смысле регламент является локальным актом организации, целью которого является борьба с ростом дебиторской задолженности. С примерным образцом регламента по работе с дебиторской задолженностью можно ознакомиться на нашем сайте.

Условно регламент можно разделить на несколько частей:

  1. Общие положения. Здесь содержится перечень лиц, ответственных за работу с неплательщиками, прописываются задачи, которыми руководствовались составители данного документа.
  2. Содержит перечень конкретных действий, направленных на работу с текущей задолженностью.
  3. Прописывает порядок действий уменьшение размера дебиторской задолженности – востребования или списания её. Сюда относятся: регламентация процедуры досудебного решения вопроса; подготовка необходимой документации для подачи иска в арбитраж; порядок списания безнадёжных долгов.
Это интересно:  Как клиентам проверить задолженность по лицевому счету на МТС 2019 год

К составленному регламенту по работе с дебиторской задолженностью прилагаются дополнительные документы. Это различные счета-фактуры, официальные письменные претензии, уведомления, которые потребуются для составления подтверждающей базы при обращении в судебный арбитраж. При этом приведённый выше план не является чем-либо стандартным. У каждой организации внутренняя структура регламента может быть индивидуальной, и зависеть от конкретных особенностей работы с клиентами, а также от финансового состояния компании.

Рассмотрим более пристально все аспекты составления регламента. Документ должен прописывать все возможные аспекты работы с «дебиторкой», начиная с самого начала её возникновения, и заканчивая её полной ликвидацией – выплатой или списанием. В регламенте по работе с дебиторской задолженностью следует создать подразделы, которые:

  • Классифицируют и устанавливают порядок учёта долгов. Здесь рассматриваются: общий порядок учёта и документального отражения «дебиторки» с момента её образования; распределение всей задолженности на три группы – текущей, сомнительной и безнадёжной.
  • Устанавливают порядок проведения процедуры инвентаризации имеющихся проблемных долгов. Здесь прописывается порядок создания инвентаризационной комиссии, определяется методика анализа дебиторской задолженности с целью установления её проблемности. Сюда же могут включаться другие положения, с помощью которых можно создать наиболее полное представление о состоянии задолженности перед организацией.
  • Определяют порядок действий и перечень мероприятий по досудебному решению вопроса, связанного с погашением просрочек по выплатам. Здесь же указываются служащие, ответственные за проведение данной работы.
  • Устанавливают действия уполномоченных сотрудников в случае судебных тяжб по востребованию дебиторских долгов. Данный подраздел может заменяться отдельным регламентом, прописывающим порядок действий при подаче иска в арбитражный суд. Положения, регулирующие порядок действий работников фирмы, должны опираться на соответствующие статьи действующего процессуального законодательства и подзаконные нормативные акты.
  • Определяют принципы причисления «дебиторки» к безнадёжным долгам, и порядок списания её со счетов предприятия. Данный процесс происходит в полном соответствии с регламентом налогового законодательства. Факт списания должен быть отражён в бухгалтерском и налоговом учёте компании.

Помимо перечисленных аспектов, регламент по работе с дебиторской задолженностью может включать и прочие положения и разделы, которые посчитает необходимым включить в него служба менеджмента фирмы.

Если структура регламента для каждого предприятия является индивидуальной, то методика работы по уменьшению размеров и предотвращению роста клиентской задолженности примерно одинаковы для всех компаний. Связано это с едиными для всех методами востребования неоплаченных вовремя поставок, установленными в законодательном порядке. Существует два основных направления действий по регулирования размера «дебиторки»:

  • Профилактические меры.
  • Меры по возврату оборотных средств.

К мерам профилактики относят работу по проверке благонадёжности контрагента. Например, следует ознакомиться с историей его коммерческой деятельности, взаимоотношений с прочими бизнес-партнёрами. Сделать это можно на официальном сайте высшего судебного арбитража – здесь отображается история судебных тяжб и исковых претензий к каждому физическому лицу. На сайте госреестра необходимо узнать о состоянии дела потенциального партнёра: не открыто ли в отношении его процедура банкротства или ликвидации предприятия.

Также далеко не лишним будет проверить подлинность предоставленной документации – доверенностей, уставных документов, лицензий и так далее. Если же задолженность уже перешла в разряд просроченной, то остаётся два выхода – решить проблему при помощи переговоров с неплательщиком, либо при посредстве арбитражного судопроизводства.

Утверждено Приказом руководителя Организации от «___»__________ ____ г. N ____

ПОЛОЖЕНИЕ об организации работы по взысканию дебиторской задолженности в ____________________________________ (наименование организации)

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы подразделений Организации по взысканию дебиторской задолженности.

1.2. Используемые в настоящем Положении понятия:

— должник, дебитор — одна из сторон гражданско-правового обязательства имущественной связи между двумя или более лицами;

— дебиторская задолженность — не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;

— срок погашения дебиторской задолженности — срок, установленный договором или законом;

— просроченная дебиторская задолженность — долг дебитора перед Организацией, который не был погашен в предусмотренные договором или законом сроки;

— подразделение-исполнитель — структурное подразделение Организации, инициировавшее заключение договора либо отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами в соответствии со своей компетенцией.

1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед Организацией, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет подразделение-исполнитель.

1.4. Бухгалтерское подразделение ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.

1.5. Юридическое подразделение несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов Организации в уполномоченных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

2.1. Подразделение-исполнитель осуществляет следующие меры, направленные на погашение дебиторской задолженности:

— подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

— проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающейся оплаты во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения дебиторской задолженности).

2.2. В течение ________ дней с даты образования дебиторской задолженности подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение служебную записку о необходимости предъявления претензии, к которой прилагаются следующие документы:

— копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);

— реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);

— расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

— копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

— копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

2.3. Юридическое подразделение в течение ___________ с момента получения служебной записки о наличии дебиторской задолженности предъявляет должнику претензию, которая передается ему под роспись или направляется заказной почтой с уведомлением о вручении.

2.4. Если оснований для предъявления претензии нет, юридическое подразделение письменно сообщает об этом подразделению-исполнителю.

2.5. О факте предъявления должнику претензии юридическое подразделение не позднее ____________ после ее предъявления информирует подразделение-исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

2.6. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за исполнением контрагентом требований, содержащихся в претензии. О результатах рассмотрения претензии должником подразделение-исполнитель сообщает служебной запиской юридическому подразделению в течение __________ с даты получения ответа на претензию или истечения срока ответа на нее.

3.1. В случае если дебитор не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в ней срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

3.2. Юридическое подразделение в течение _______ с даты получения служебной записки подразделения-исполнителя и оплаты госпошлины предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

3.3. В случае если имеющаяся информация и документы не позволяют обосновать исковые требования, иск не предъявляется, о чем в письменном виде юридическое подразделение сообщает руководителю Организации и подразделению-исполнителю.

3.4. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для ведения судебной работы в отношении должника не освобождает подразделение-исполнителя от обязанности контроля за исполнением контрагентом своих обязательств. В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга подразделение-исполнитель незамедлительно направляет в юридическое подразделение письменное сообщение об этом.

3.5. При рассмотрении искового заявления о взыскании дебиторской задолженности подразделение-исполнитель обязано оказывать юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости — обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

3.6. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании просроченной дебиторской задолженности юридическое подразделение организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности на основании выданного судом исполнительного листа.

Это интересно:  Заявление на розыск имущества должника: как сделать? 2019 год

3.7. Юридическое подразделение ежемесячно, до _________ числа, предоставляет в подразделение-исполнитель сведения о результатах проведенной судебной работы с указанием дебиторов, по которым были представлены документы для предъявления исков, и информацию о ходе взыскания по исполнительным листам.

4.1. Основаниями для списания дебиторской задолженности являются 1 :

— истечение срока исковой давности;

— невозможность исполнения, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает;

— если в результате издания акта государственного органа исполнение обязательства становится невозможным полностью или частично;

— с ликвидация должника — юридического лица.

1 Дебиторская задолженность, нереальная к взысканию (безнадежный долг), при определенных условиях может быть списана и учтена в составе внереализационных расходов для целей исчисления налога на прибыль на основании пп. 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса Российской Федерации.

Дебиторская задолженность представляет собой суммарное выражение, отражающее долговые обязательства перед контрагентами от других фирм или организаций, а также от физических лиц. Возникновение дебиторки обуславливается итогом хозяйственных отношений. В соответствии с международными стандартами бухгалтерского учета, дебиторы как раз и являются должниками.

Дебиторская задолженность влечет за собой ощутимые финансовые потери для предприятия. Именно поэтому важно своевременно осуществлять контроль за хозяйственной деятельностью и проводить мероприятия по взысканию долгов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Дебиторская задолженность классифицируется по срокам возврата долга и бывает:

  1. Нормальной. В данном случае срок расчетов, оговариваемый в договоре еще не настал.
  2. Просроченной. Речь идет о долге, который не был погашен в предусмотренные сроки.

Задолженность дебиторов, которая является просроченной, может быть сомнительной и безнадежной. Погашение сомнительной задолженности стоит под вопросом. В данном случае на возврат средств еще можно рассчитывать, но для этого потребуется принятие дополнительных мер. Что же касается безнадежной дебиторской задолженности, то она погашению не подлежит.

Причинами ее возникновения могут быть:

  • банкротство предприятия, выступающего в качестве должника;
  • ликвидация предприятия;
  • истечение сроков исковой давности (задолженность не подлежит погашению в том случае, когда должник не подтвердил сумму долга).

Причины возникновения дебиторской задолженности могут быть разными. К внешним факторам, повлиявшим на образование долговых обязательств дебиторов, можно отнести: форс-мажорные обстоятельства, экономическую и политическую нестабильность. При таком раскладе покупающая сторона может не иметь возможности вернуть долг по независящим от его деятельности причинам.

Что касается внутренних факторов, влияющих на увеличение дебиторской задолженности, то они могут быть связаны с плохой работой компании, а также с отсутствием качественного контроля и плохой организацией целевых мероприятий по погашению долгов. Кроме всего прочего, возникновение дебиторской задолженности может быть обусловлено недостачей, возвратом некачественной продукции, хищениями, несвоевременной оплатой по счетам и так далее.

Единый регламент по работе с дебиторкой является необходимостью, особенно в тех случаях, когда:

  • у предприятия немалое количество дебиторов;
  • имеются структурные подразделения, за которыми так же числятся дебиторы.

С помощью регламента можно эффективно управлять дебиторской задолженностью, используя современные методы.

Порядок взыскания дебиторской задолженности определяется специальным положением, которое разрабатывается по типовому образцу для каждого отдельного предприятия. В данном документе даны основные определения и понятия в соответствии с законодательством РФ.

В документе указано, что представляет собой задолженность дебиторов, выложена информация о назначении ответственных лиц, контролирующих финансовое состояние предприятия, определен перечень мероприятий по взысканию задолженности, включая организацию работ при необходимости решения вопроса в судебном порядке.

Ознакомиться с образцом инструкции по работе с дебиторской задолженностью вы можете на нашем сайте по ссылке.

Посмотреть и скачать образец регламента по работе с дебиторской задолженностью конкретного предприятия вы можете на нашем сайте по ссылке. Поучиться контролировать долги дебиторов также можно у банков, для которых в отличие от производственных и торговых предприятий выдача кредитов — это основная услуга.

Выявление дебиторской задолженности обеспечивается строгим контролем на основании бухгалтерских данных. При необходимости, для подтверждения сведений, с контрагентами делаются акты сверок.

Первоочередными мерами, направленными на погашение образовавшейся задолженности, являются:

  1. Составление обращения в письменной форме с просьбой погасить долг в добровольном порядке. Документ направляется в фирму, выступающую в качестве кредитора.
  2. Попытка решения вопроса о получении оплаты за оказанную услугу, выполненную работу или отгруженный товар, путем переговоров и без обращения в судебные органы.
  3. Установление сроков и определение порядка погашения дебиторки.
  4. Выставление претензии кредитору при неисполнении обязательств по погашению кредиторской задолженности в течении 3-х дней. Претензия является внутренним документом, который составляется в 2-х экземплярах. Один из них остается у составителя, а второй предоставляется должнику под роспись или отправляется почтой.
    В данной бумаге должна содержаться информация о допущенном нарушении и несоблюдении договорных обязательств, указывается сумма долга, а также выдвигаемые требования и сроки исполнения претензии.

Целевой направленностью данных действия является убеждение контрагента в фактическом наличии долга, и в том, что нарушения договорных обязательств имели место быть. Данные меры предпринимаются до принятия решения прибегнуть к судебному разбирательству.

Если в течении срока, указанного в претензии, долг не погашается, то предприятие, выдавшее контрагенту дебет, получает право обратиться в судебные органы. Для этого следует подготовить ряд документов:

  • заверенные копии договоров;
  • дополнительные соглашения и иные бумаги, являющиеся доказательством возникновения долга перед предприятием;
  • акты сверки за текущий период;
  • развернутый отчет, отражающий общую сумму долга, включая пени за весь период неуплаты;
  • копию претензии и почтовую квитанцию, подтверждающую отправку данной бумаги по назначению;
  • копии писем.

Все документы подготавливаются в 2-х экземплярах и предоставляются в юридический отдел, сопровождаясь письменным обращением.

Юротделом подготавливается исковое заявление в суд в течении 10 дней после получения пакета данных бумаг. Данное действие осуществляется в соответствии с процессуальным законодательством РФ. За инспектором юридического отдела закрепляется право потребовать недостающие документы и дополнительную информацию от заявителя. Если предоставленных сведений будет недостаточно, то исковое заявления в суд не предъявляется.

После рассмотрения материалов, об этом сообщается непосредственно руководителю предприятия. Если же с документами все в порядке, то юридический отдел направляет заявление в суд, на основании которого рассчитывается иск. К нему в обязательном порядке добавляется сумма штрафа. Предприятию-должнику выдается исполнительный лист, на основании которого осуществляется взыскание дебиторской задолженности.

После того как задолженность погашена, контрагент, выступающий в качестве исполнителя, обязан направить об этом сообщение в письменной форме в юридический отдел. Если долг был погашен не полностью, то обязательным условием является заключение соглашения между контрагентами о полном его погашении.

Отдельного внимания требует списание безнадежной дебиторской задолженности. Ее возникновение может быть обусловлено выполнением двух условий:

  • истечение срока давности (ст. 196, 197 ГК РФ);
  • ликвидация предприятия (ст. 419 ГК РФ).

Основанием для списания дебиторской задолженности на предприятии являются результаты инвентаризации, которая должна быть подтверждена письменным обоснованием. На основании сверки сумм долгов и сроков их погашения, директор предприятия вправе дать распоряжение о списании задолженности с баланса.

Данные действия совершаются согласно Положению по ведению бухучета и отчетности (п. 77) в РФ, которое было утверждено приказом Минфина РФ в июле 1998 года.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Статья написана по материалам сайтов: www.con-centr.ru, www.myjus.ru, blank-obrazets.ru, lichnyjcredit.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий